您的員工經(jīng)常在不同的應(yīng)用程序中查看同一組數(shù)據(jù)。

營銷人員可能會在營銷自動化平臺中查看潛在客戶，銷售可能會在 CRM 中查看它們； HR 團隊可能會在人力資源信息系統(tǒng)中跟蹤員工信息，而 IT 可能會在項目管理系統(tǒng)中跟蹤信息；財務(wù)團隊可能會在 ERP 系統(tǒng)中審查銷售訂單，而您面向客戶的員工可能會在 CRM 中審查它們......

在應(yīng)用程序之間顯示相同的記錄類型顯然是必不可少的，但是在應(yīng)用程序中手動重新輸入數(shù)據(jù)的過程使員工容易出現(xiàn)錯誤，從而在系統(tǒng)之間產(chǎn)生數(shù)據(jù)差異。

這會導(dǎo)致職能部門之間的錯位和摩擦，個別團隊被誤導(dǎo)做出錯誤的決策，以及關(guān)鍵業(yè)務(wù)報告變得不準確。鑒于這些后果，糟糕的數(shù)據(jù)質(zhì)量每年給組織造成數(shù)百萬的損失也就不足為奇了。

數(shù)據(jù)同步巧妙地解決了這個問題，因為它幾乎可以確保跨應(yīng)用的數(shù)據(jù)一致且準確 - 假設(shè)你使用的是無錯誤的源系統(tǒng)。

為了幫助您充分了解數(shù)據(jù)同步，我們將繼續(xù)定義它，查看常見示例，探索其優(yōu)勢，并分享如何實現(xiàn)它。

數(shù)據(jù)同步定義

數(shù)據(jù)同步是在兩個或多個系統(tǒng)之間保持記錄類型相同的持續(xù)過程。這可以實時、近乎實時或批量完成。

數(shù)據(jù)同步的類型

同步過程可以通過以下兩種方式之一進行：

單向數(shù)據(jù)同步

單向同步是指源系統(tǒng)中的更改導(dǎo)致下游系統(tǒng)的變化，而不是相反。

為了幫助說明這個定義，讓我們使用一個例子。假設(shè)您使用 CRM 作為源系統(tǒng)，使用ERP工具作為下游系統(tǒng)，并決定同步以下記錄類型。因此，當(dāng)客戶記錄、問題摘要或案例編號在 CRM 中被修改時，相應(yīng)ERP里記錄中的信息也會相應(yīng)更改。但是，相反的情況不會影響 CRM 的記錄。

雙向數(shù)據(jù)同步

雙向同步是指源系統(tǒng)或下游系統(tǒng)中的更改導(dǎo)致其他系統(tǒng)發(fā)生更改。

現(xiàn)在，讓我們使用前面的相同示例，但在雙向同步的上下文中。在這種情況下，哪個作為源，哪個作為下游系統(tǒng)并不重要。每當(dāng) CRM 或ERP 工具中的同步記錄發(fā)生更改時，其他系統(tǒng)中的相應(yīng)記錄也會相應(yīng)更改。

最后，雖然很難一概而論，但同步的數(shù)據(jù)類型通常位于主數(shù)據(jù)集中。它也是通常更改頻率較低的數(shù)據(jù)，并且在整個生命周期中得到管理。

有了這個數(shù)據(jù)同步定義，讓我們來探討一些常見的用例。

常見數(shù)據(jù)同步

我們將通過幾個實際的例子來說明上述幾點：

1. 同步員工數(shù)據(jù)

將新員工添加到系統(tǒng)中的過程通常首先將他們添加到人力資源信息系統(tǒng)中；添加員工的名字和姓氏、電子郵件地址、職位和招聘經(jīng)理等信息的地方。

假設(shè)CRM是需要員工信息的下游應(yīng)用程序之一。您可以構(gòu)建單向數(shù)據(jù)同步，每當(dāng)數(shù)據(jù)源中的員工數(shù)據(jù)發(fā)生更改時，CRM 中就會發(fā)生相應(yīng)的更改。相反，您可以構(gòu)建一個雙向數(shù)據(jù)同步，其行為類似于上述，并允許 CRM 中的更改也會導(dǎo)致數(shù)據(jù)源中的相應(yīng)更改。

2. 同步事件數(shù)據(jù)

當(dāng)兩家公司的產(chǎn)品緊密交織在一起時，他們可能希望在各自的事件管理平臺中跟蹤問題；這樣，每個組織的團隊都可以密切關(guān)注任何問題，并在適當(dāng)?shù)臅r候努力解決任何問題。

您可以創(chuàng)建數(shù)據(jù)同步，使每個公司的 ITSM 工具與另一個公司保持一致。更具體地說，您可以構(gòu)建雙向數(shù)據(jù)同步，每當(dāng)一家公司在其工具中創(chuàng)建事件時，另一家公司的工具也會接收該事件。這使兩個團隊能夠協(xié)調(diào)并更快地解決問題。

3. 同步客戶數(shù)據(jù)

一旦新客戶及其信息被添加到您的 CRM 中，這些數(shù)據(jù)可能需要在各種其他應(yīng)用程序中提供。其中包括客戶成功應(yīng)用程序、報告和分析工具、營銷平臺、財務(wù)系統(tǒng)等。

雖然這通常取決于公司和情況，但客戶數(shù)據(jù)通常更適合雙向同步。為什么？因為在 CRM 外部的應(yīng)用程序中執(zhí)行活動的各種功能可能會發(fā)現(xiàn)信息或遇到需要在其 CRM 中工作的人員查看的問題。

例如，財務(wù)部門的員工可能在向客戶開具發(fā)票時遇到問題。使用雙向同步，他們將能夠在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建案例（突出顯示問題），并將案例也填充到CRM中。在那里，銷售代表可以意識到發(fā)票問題并迅速采取行動。

同步數(shù)據(jù)的好處

考慮到這些用例，以及無數(shù)其他用例，同步數(shù)據(jù)為企業(yè)帶來大量好處也就不足為奇了。

消除了數(shù)據(jù)孤島

現(xiàn)在，員工可以在他們工作的應(yīng)用程序中訪問他們需要的數(shù)據(jù)，他們可以避免請求訪問這些數(shù)據(jù)的繁瑣過程，或者更糟糕的是，甚至不知道數(shù)據(jù)的存在。

可以防止大量數(shù)據(jù)輸入

手動輸入數(shù)據(jù)的過程不僅讓員工感到不愉快。它還可能導(dǎo)致影響數(shù)據(jù)質(zhì)量的人為錯誤，無論這意味著員工輸入錯誤的信息還是忘記輸入信息。作為回應(yīng)，員工被迫執(zhí)行大量返工，這使他們無法完成其他關(guān)鍵業(yè)務(wù)任務(wù)。

數(shù)據(jù)同步可確保員工不必跨應(yīng)用程序重新輸入數(shù)據(jù)，并且這樣做可以避免上述負面后果。

可以執(zhí)行多個數(shù)據(jù)操作

這些操作包括創(chuàng)建記錄、更新記錄和刪除任何記錄。

通過跨應(yīng)用結(jié)合使用這些操作，數(shù)據(jù)同步可以為員工和企業(yè)帶來更大的價值。

數(shù)據(jù)可以近乎實時地同步

雖然在某些情況下，批量同步數(shù)據(jù)可能就足夠了，但近乎實時的同步對于成功執(zhí)行業(yè)務(wù)流程通常非常有價值。

實時數(shù)據(jù)同步使銷售和財務(wù)團隊能夠更有效地協(xié)作管理交易，使產(chǎn)品和客戶支持能夠更快地解決問題等。

數(shù)據(jù)同步挑戰(zhàn)

數(shù)據(jù)同步的常見挑戰(zhàn)包括可擴展性問題、安全風(fēng)險和性能限制。

讓我們仔細看看每個問題：

可擴展性問題

實現(xiàn)和維護數(shù)據(jù)同步的許多方法都是資源密集型的。它們需要您的開發(fā)人員參與并投入大量時間，而他們需要專注于核心產(chǎn)品計劃。

由于您的組織可能需要實施和維護數(shù)十個數(shù)據(jù)同步，并最終實現(xiàn)數(shù)百個數(shù)據(jù)同步，因此這可能很困難，甚至不可能。

安全風(fēng)險

要連接的應(yīng)用程序和生成的數(shù)據(jù)同步流可能包含敏感的業(yè)務(wù)關(guān)鍵信息。

如果您用于連接這些系統(tǒng)并實現(xiàn)這些同步的第三方或內(nèi)部解決方案無法提供足夠的安全性和治理控制，則敏感數(shù)據(jù)很容易落入壞人之手，并被用于損害業(yè)務(wù)的方式。

性能限制

雖然數(shù)據(jù)同步顯然很有價值，但它們只能簡化應(yīng)用程序之間共享信息的過程。它們也沒有提供員工根據(jù)數(shù)據(jù)采取行動所需的規(guī)范性指導(dǎo)。

例如，如果您將 CRM 中的案例與 ITSM 工具中的事件同步，您的支持團隊可能不知道如何立即響應(yīng)這些問題。即使他們這樣做了，他們的響應(yīng)也可能需要他們采取額外的手動密集型步驟，這會阻止他們提供快速的解決方案。

如何同步數(shù)據(jù)

一旦你開始同步你的數(shù)據(jù)，你就需要考慮不同的解決方案，以幫助你實現(xiàn)任何同步。

以下是每個解決方案的細分：

1.自定義編碼

此方法依賴于開發(fā)人員使用自定義代碼來同步數(shù)據(jù)。

這種方法很有幫助，因為它可以讓您避免與第三方合作和依賴第三方。但是，您的工程師將不得不投入大量時間來實施和維護這些數(shù)據(jù)同步，從而將他們從他們特別適合執(zhí)行的其他關(guān)鍵業(yè)務(wù)工作中抽離出來。

2. 原生集成

這涉及使用應(yīng)用程序的預(yù)構(gòu)建集成和數(shù)據(jù)流與另一個應(yīng)用程序。

這可能具有成本效益，因為提供集成的應(yīng)用程序供應(yīng)商可能會以低價提供它，甚至將其包含在您的訂閱中。此外，根據(jù)你要構(gòu)建的數(shù)據(jù)同步，它可能滿足你的要求。

也就是說，供應(yīng)商很有可能沒有提供與您要連接的所有應(yīng)用程序的開箱即用連接。即使它們這樣做，這些集成也可能無法連接到您需要的端點。

3. 機器人流程自動化（RPA）軟件

RPA 軟件允許您通過本質(zhì)上使用軟件腳本或“機器人”在 UI 級別的應(yīng)用程序之間復(fù)制和粘貼數(shù)據(jù)來同步數(shù)據(jù)。

這在短期內(nèi)可以滿足您的要求，但隨著時間的推移可能會出現(xiàn)問題。例如，像更改特定字段或?qū)ο蟮拿Q這樣簡單的事情就足以破壞集成。即使將字段或?qū)ο笠苿拥?UI 中的其他位置也可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)同步中斷。此外，“機器人”需要技術(shù)專長來實施和維護。與自定義編碼類似，這使得 RPA 軟件難以擴展。

4. 集成平臺即服務(wù)（iPaaS）

iPaaS 可以通過在 API 級別集成應(yīng)用程序來幫助您實現(xiàn)數(shù)據(jù)同步。這比基于 UI 的集成提供了更高的穩(wěn)定性，因為對應(yīng)用程序的某個 UI 的更改不會導(dǎo)致數(shù)據(jù)同步中斷。此外，iPaaS 提供高性能，因為 API 允許您實現(xiàn)實時或近乎實時的數(shù)據(jù)同步。

iPaaS 解決方案通常還提供廣泛的應(yīng)用程序連接器和自動化模板，這可以幫助您的團隊快速實施集成，而無需開發(fā)人員參與。

值得注意的是，iPaaS 供應(yīng)商在易用性、他們解決的用例以及他們提供的支持質(zhì)量等方面可能會有很大差異，這意味著您需要仔細評估您的選擇。

使用數(shù)環(huán)通大規(guī)模同步數(shù)據(jù)

數(shù)環(huán)通是企業(yè)應(yīng)用集成領(lǐng)域的領(lǐng)導(dǎo)者，它提供了一個低代碼/無代碼平臺，允許您的團隊在不使用開發(fā)人員資源的情況下實現(xiàn)數(shù)據(jù)同步，從而為他們提供帶寬以專注于其他關(guān)鍵領(lǐng)域。

此外，我們的平臺可以通過使用 webhook 或輪詢的觸發(fā)器執(zhí)行同步；前者允許您在觸發(fā)事件發(fā)生時實時執(zhí)行同步，而后者允許您以預(yù)定義的時間節(jié)奏（例如每 5 分鐘）近乎實時地執(zhí)行同步。

數(shù)據(jù)同步常見問題

數(shù)據(jù)同步可能會引發(fā)一系列問題。如果您仍然有疑問，我們將在下面解決更多問題。

Q：實時同步和近實時同步有什么區(qū)別？

這些定義通常是主觀的，但一般來說，實時涉及在幾毫秒或個位數(shù)秒內(nèi)同步系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)，而近實時可以以秒或個位數(shù)分鐘為單位來衡量。同時，批量同步可以在更長的幾分鐘范圍內(nèi)（例如每 30 分鐘一次）執(zhí)行，也可以在幾小時或幾天內(nèi)執(zhí)行。

Q：數(shù)據(jù)同步和數(shù)據(jù)備份有什么區(qū)別？

數(shù)據(jù)備份涉及按特定節(jié)奏拍攝數(shù)據(jù)快照（例如每日快照），允許您將其恢復(fù)到特定時間段內(nèi)的形式。同時，數(shù)據(jù)同步不執(zhí)行數(shù)據(jù)備份，因為它的目標(biāo)是保持系統(tǒng)同步。

Q：數(shù)據(jù)集成與數(shù)據(jù)同步有什么關(guān)系？

數(shù)據(jù)集成的定義與數(shù)據(jù)同步的定義有根本的不同。

數(shù)據(jù)集成涉及從各種來源獲取數(shù)據(jù)、驗證數(shù)據(jù)（以消除冗余和不準確）、轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)（以適應(yīng)數(shù)據(jù)倉庫使用的數(shù)據(jù)模型），然后將其加載到數(shù)據(jù)倉庫中。

一旦數(shù)據(jù)進入倉庫，就可以與下游系統(tǒng)實時同步，近乎實時，或者使用批處理方法。

Q：數(shù)據(jù)同步和數(shù)據(jù)復(fù)制是一回事嗎？

數(shù)據(jù)同步和數(shù)據(jù)復(fù)制經(jīng)常被錯誤地視為同一部分。但是，與數(shù)據(jù)同步不同，數(shù)據(jù)復(fù)制通常用于備份完整的數(shù)據(jù)集，目的是保持高水平的數(shù)據(jù)可用性。

Q：存在哪些類型的數(shù)據(jù)同步工具？

有一系列數(shù)據(jù)同步解決方案可供選擇。這包括集成平臺即服務(wù)，它通過其應(yīng)用程序編程接口 （API） 連接應(yīng)用程序；RPA 軟件，使用機器人在 UI 級別模仿人類任務(wù)；以及（如前所述）企業(yè)自動化平臺，該平臺可以通過 API 集成您的應(yīng)用程序并端到端自動化您的工作流程。

Q：什么是不同步數(shù)據(jù)？

它只是當(dāng)一個系統(tǒng)中的記錄類型具有與另一個系統(tǒng)中的相同記錄類型不同的信息時。

這可能是由于系統(tǒng)的記錄類型之間缺乏同步所致。但是，更有可能的是，同步節(jié)奏不能適應(yīng)更改發(fā)生后不久。例如，一旦客戶記錄在 CRM 中進行調(diào)整，ERP 系統(tǒng)中的同一客戶記錄現(xiàn)在就是過時的版本，并且可能在幾周內(nèi)（或運行下一個同步過程時）不會更新。諸如此類的案例凸顯了對實時或近乎實時同步的需求。

Q：什么是數(shù)據(jù)庫同步？

數(shù)據(jù)庫同步遵循數(shù)據(jù)同步的定義，只不過它僅適用于數(shù)據(jù)庫。換句話說，它是在兩個或多個數(shù)據(jù)庫之間保持記錄類型相同的持續(xù)過程。